Ogłoszenie o pracę

Stanowisko:

Specjalista/Specjalistka ds. obsługi rodzin i koordynacji usług pogrzebowych

Poszukujemy osoby na stanowisko Pracownika/Pracowniczki Obsługi rodzin i koordynacji usług pogrzebowych. Szukamy osoby odpowiedzialnej, empatycznej i dobrze zorganizowanej, która z szacunkiem podchodzi do pracy z ludźmi oraz potrafi zadbać o sprawny przebieg codziennych obowiązków. Jeśli cenisz pracę w stabilnej firmie, lubisz pracę wymagającą zaangażowania i chcesz rozwijać się w obszarze obsługi klienta, zapraszamy do zapoznania się z naszą ofertą. 

Kim jesteśmy?

Zakład Usług Pogrzebowych Pawlak działa w Ostrzeszowie od 1979 roku. Od 47 lat wspieramy mieszkańców regionu w organizacji godnych i pełnych szacunku ceremonii pożegnalnych, łącząc wieloletnie doświadczenie z profesjonalizmem i empatycznym podejściem do drugiego człowieka.

Wiemy, że w trudnych chwilach szczególnego znaczenia nabierają życzliwość, uważność i poczucie bezpieczeństwa. Dlatego każdą rodzinę otaczamy opieką, pomagając jej przejść przez wszystkie etapy organizacji ostatniego pożegnania bliskiej osoby.

Tworzymy zespół, w którym wysoka jakość świadczonych usług łączy się ze wzajemnym szacunkiem, odpowiedzialnością i dobrą współpracą. Jeżeli podzielasz te wartości i szukasz pracy, która ma realne znaczenie dla innych, zapraszamy do naszego zespołu.

Może to stanowisko czeka właśnie na Ciebie?

Jeżeli cenisz stabilne zatrudnienie, dobrze odnajdujesz się w kontakcie z ludźmi, a dokładność i dobra organizacja są Twoimi mocnymi stronami, zapraszamy do przesłania zgłoszenia.

Nie wymagamy doświadczenia w branży pogrzebowej. Zapewnimy Ci odpowiednie wdrożenie i stopniowo przygotujemy do samodzielnego wykonywania obowiązków.

 

1. 1. Zakres obowiązków, czyli jakie zadania wiążą się z tą pracą:

Podstawowe obowiązki

1. Obsługa rodzin i doradztwo

 

• • osobiste i telefoniczne przyjmowanie zgłoszeń oraz prowadzenie rozmów z empatią, taktem i zrozumieniem;

 

• • udzielanie rodzinom informacji dotyczących organizacji ceremonii pogrzebowej;

 

• • pomoc w wyborze trumny, urny, tabliczki, kompozycji kwiatowych oraz pozostałych elementów ceremonii;

 

• • uzgadnianie terminów, formy pochówku – tradycyjnego lub urnowego – oraz szczegółów oprawy ceremonii;

 

• • przyjmowanie zgłoszeń podczas dyżurów telefonicznych i weekendowych, zgodnie z ustalonym grafikiem;

 

• • obsługa spraw związanych z administracją cmentarza, w tym przyjmowanie wniosków dotyczących likwidacji grobu, budowy lub wymiany pomnika oraz ustanowienia bądź zmiany dysponenta grobu.

2. Formalności i administracja

 

• • przygotowywanie dokumentacji niezbędnej do organizacji pogrzebu;

 

• • współpraca z urzędami stanu cywilnego, parafiami, zarządcami cmentarzy, prosektoriami oraz innymi instytucjami;

 

• • ustalanie formalności dotyczących odbioru osób zmarłych;

 

• • pomoc rodzinom w przygotowywaniu wniosków o: zasiłek pogrzebowy, wypłatę niezrealizowanych świadczeń;

 

• • prowadzenie dokumentacji biurowej i cmentarnej, obsługa firmowego systemu CRM oraz ewidencji grobów;

 

• • przechowywanie i porządkowanie dokumentacji zgodnie z obowiązującymi procedurami;

 

• • informowanie rodzin o dostępnych sposobach finansowania ceremonii oraz formalnościach związanych między innymi z wypłatą środków zgromadzonych na rachunku bankowym osoby zmarłej.

3. Kosztorysy, płatności i rozliczenia

 

• • przygotowywanie kosztorysów i kalkulacji usług w firmowym systemie CRM;

 

• • wystawianie faktur, paragonów oraz innych dokumentów sprzedażowych;

 

• • przyjmowanie płatności gotówkowych i bezgotówkowych;

 

• • prowadzenie i rozliczanie kasy;

 

• • przyjmowanie opłat związanych z administracją cmentarza oraz zaliczek na wykonanie pomników.

4. Koordynacja ceremonii i logistyka

 

• • prowadzenie kalendarza ceremonii pogrzebowych i kontrolowanie zgodności ustalonych terminów;

 

• • koordynowanie grafiku kaplicy cmentarnej oraz zgłaszanie ewentualnych kolizji terminów;

 

• • przekazywanie duchownym informacji dotyczących dostępności kaplicy;

 

• • ustalanie terminów modlitw różańcowych oraz przyjmowanie opłat za korzystanie z kaplicy;

 

• • przygotowywanie harmonogramu pracy osób zaangażowanych w realizację ceremonii, w szczególności pracowników asysty pogrzebowej, grabarzy, pracowników zakładu oraz osób prowadzących modlitwę różańcową;

 

• • współpraca z krematoriami, drukarniami, kwiaciarniami, muzykami, fotografami, zarządcami cmentarzy oraz innymi podmiotami uczestniczącymi w organizacji ceremonii;

 

• • ustalanie terminów kremacji, zamawianie usług zewnętrznych oraz kontrolowanie ich terminowej realizacji;

 

• • przygotowywanie treści klepsydr i nekrologów oraz zlecanie ich druku;

 

• • ustalanie miejsc rozwieszenia klepsydr i koordynowanie ich dystrybucji;

 

• • publikowanie nekrologów w mediach społecznościowych oraz przekazywanie ich do lokalnej prasy.

Pozostałe obowiązki

 

• • nadzorowanie firmowego kalendarza terminów, obejmującego między innymi ubezpieczenia i przeglądy pojazdów oraz odbiór odpadów medycznych;

 

• • dokonywanie drobnych zakupów związanych z bieżącym funkcjonowaniem biura;

 

• • rozliczanie wynagrodzeń osób współpracujących przy realizacji ceremonii;

 

• • tworzenie i publikowanie treści informacyjnych, edukacyjnych oraz wizerunkowych na firmowych profilach w mediach społecznościowych;

 

• • dbanie o aktualność, poprawność i estetykę publikowanych materiałów;

 

• • wykonywanie innych bieżących zadań organizacyjnych związanych ze sprawnym funkcjonowaniem biura.

 

Jak będzie wyglądał Twój typowy dzień pracy?

Pracę rozpoczniesz o godzinie 8:00 lub 10:00, zgodnie z ustalonym grafikiem, a zakończysz odpowiednio o 16:00 lub 18:00.

Dzień zaczniesz od zapoznania się z kalendarzem ceremonii, sprawdzenia najważniejszych terminów oraz ustalenia bieżących zadań. Następnie zajmiesz się obsługą rodzin odwiedzających biuro oraz osób kontaktujących się z nami telefonicznie.

Każdy dzień wygląda nieco inaczej, jednak do Twoich najczęstszych zadań będzie należało:

 

• • przyjmowanie zgłoszeń dotyczących organizacji pogrzebów, spraw cmentarnych oraz pomników;

 

• • prowadzenie rozmów z rodzinami i wspieranie ich w dopełnianiu niezbędnych formalności;

 

• • przygotowywanie dokumentacji, obsługa firmowych systemów oraz wystawianie dokumentów sprzedażowych;

 

• • przygotowywanie kosztorysów, przyjmowanie płatności i rozliczanie zamówionych usług;

 

• • kontaktowanie się z parafiami, zarządcami cmentarzy, krematoriami i innymi podmiotami uczestniczącymi w organizacji ceremonii;

 

• • koordynowanie przepływu informacji oraz przekazywanie ustaleń i zadań pozostałym członkom zespołu;

 

• • przygotowywanie i publikowanie nekrologów oraz innych treści na firmowych profilach w mediach społecznościowych.

Pod koniec dnia sprawdzisz, czy wszystkie formalności związane z zaplanowanymi ceremoniami zostały zakończone, potwierdzisz ustalenia z rodzinami i współpracującymi podmiotami oraz przygotujesz harmonogram pracy osób zaangażowanych w realizację kolejnych pogrzebów.

 

Dyżury

Zgodnie z wcześniej ustalonym harmonogramem będziesz pełnić dyżury telefoniczne — średnio co drugi tydzień oraz co drugi weekend.

Podczas dyżuru pozostajesz dostępny(-a) pod telefonem, przyjmujesz zgłoszenia od rodzin i podejmujesz działania niezbędne do rozpoczęcia organizacji ceremonii. Większość spraw można załatwić zdalnie, jednak sporadycznie może pojawić się konieczność przyjazdu do biura w celu spotkania z rodziną lub dopełnienia pilnych formalności.

Dyżury są planowane z wyprzedzeniem i objęte dodatkowym wynagrodzeniem.

 

2. 2. Wymagane kompetencje i predyspozycje

 

• • empatia oraz umiejętność spokojnego i taktownego prowadzenia rozmów z osobami znajdującymi się w żałobie;

 

• • wysoka kultura osobista, dyskrecja i profesjonalizm w kontakcie z rodzinami;

 

• • odporność emocjonalna i umiejętność zachowania opanowania w trudnych sytuacjach;

 

• • sumienność, odpowiedzialność i dokładność w wykonywaniu powierzonych obowiązków;

 

• • bardzo dobra organizacja pracy oraz umiejętność ustalania priorytetów;

 

• • dbałość o sprawny przepływ informacji i dobrą współpracę z pozostałymi członkami zespołu;

 

• • gotowość do nauki zagadnień związanych z organizacją ceremonii oraz funkcjonowaniem zakładu pogrzebowego;

 

• • dyspozycyjność do pełnienia zgodnie z ustalonym grafikiem telefonicznych dyżurów popołudniowych, nocnych oraz weekendowych a w razie potrzeby sporadycznego przyjazdu do biura podczas dyżuru, jeżeli będzie to konieczne w celu spotkania z rodziną lub załatwienia pilnych formalności;

 

• • swobodne posługiwanie się komputerem oraz znajomość podstawowych programów biurowych;

 

• • gotowość do nauki obsługi firmowych systemów CRM – wcześniejsza znajomość tych programów nie jest wymagana;

 

• • gotowość do współtworzenia treści na firmowe profile w mediach społecznościowych, w tym przygotowywania postów i krótkich materiałów informacyjnych;

 

• • przestrzeganie firmowego standardu ubioru: schludnego, stonowanego i odpowiedniego do charakteru pracy oraz spotkań z rodzinami;

 

• • dbałość o porządek na stanowisku pracy i odpowiedzialne korzystanie z powierzonego sprzętu, w szczególności telefonu służbowego i komputera.

 

3. 3. Dodatkowe oczekiwania i warunki pracy

 

• • doświadczenie w obsłudze klienta, pracy biurowej, administracji lub na stanowisku wymagającym bezpośredniego kontaktu z ludźmi – doświadczenie w branży pogrzebowej nie jest wymagane;

 

• • praca stacjonarna w biurze Zakładu Usług Pogrzebowych Pawlak przy ul. ks. Zdzisława Sobierajskiego 4/24 w Ostrzeszowie;

 

• • praca w godzinach 8:00–16:00 lub 10:00–18:00, zgodnie z ustalonym grafikiem;

 

• • mile widziane prawo jazdy kategorii B, umożliwiające między innymi odbiór zamówień oraz załatwianie dokumentacji w urzędach i innych instytucjach.

 

4. 4. Oferujemy

 

• • stabilne zatrudnienie w firmie działającej od 1979 roku i posiadającej ugruntowaną pozycję na lokalnym rynku;

 

• • zatrudnienie na podstawie umowy o pracę w pełnym wymiarze czasu pracy;

 

• • wynagrodzenie podstawowe w wysokości 6 200 zł brutto miesięcznie;

 

• • dodatkowe wynagrodzenie za dyżury telefoniczne;

 

• • rozliczanie dodatkowego wynagrodzenia za dyżury na podstawie ewidencji wykonanych zadań;

 

• • szczegółowe wdrożenie obejmujące naukę procedur, obsługi dokumentacji, firmowych systemów oraz zasad organizacji ceremonii pogrzebowych;

 

• • stopniowe przygotowanie do samodzielnej obsługi rodzin i pełnienia dyżurów;

 

• • wsparcie doświadczonych pracowników w trudnych i nietypowych sytuacjach;

 

• • grafik pracy i dyżurów ustalany z wyprzedzeniem;

 

• • niezbędne narzędzia pracy, w tym telefon służbowy, komputer oraz dostęp do firmowych systemów i procedur;

 

• • możliwość udziału w szkoleniach oraz zdobywania specjalistycznej wiedzy związanej z organizacją ceremonii, obsługą rodzin i administracją cmentarną;

 

• • możliwość przystąpienia do ubezpieczenia grupowego;

 

• • pracę w zgranym i wspierającym zespole, opartą na wzajemnym szacunku, odpowiedzialności i dobrej współpracy;

 

• • możliwość rozwoju zawodowego i stopniowego zwiększania zakresu odpowiedzialności wraz ze zdobywanym doświadczeniem.

 

5. 5. Zgłoszenia i przebieg rekrutacji

Rekrutacja rozpocznie się 3 sierpnia 2026 roku i będzie przebiegała w kilku etapach.

 

1. 1. Przesłanie zgłoszenia

Na zgłoszenia czekamy od 3 do 16 sierpnia 2026 roku włącznie.

CV wraz z numerem telefonu kontaktowego prosimy przesłać na adres:

biuro@pogrzebypawlak.pl

W tytule wiadomości prosimy wpisać:

Rekrutacja – obsługa rodzin

Informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych kandydatów znajdują się w klauzuli informacyjnej zamieszczonej poniżej ogłoszenia.

 

2. 2. Wstępna rozmowa telefoniczna

Z wybranymi kandydatami skontaktujemy się telefonicznie w dniach od 3 do 18 sierpnia 2026 roku. Zaproszenia do tego etapu mogą być przekazywane jeszcze przed zakończeniem terminu przyjmowania zgłoszeń.

Rozmowa potrwa około 15 minut. Będzie okazją do poznania Twojego doświadczenia, oczekiwań i dostępności, a także do przedstawienia najważniejszych informacji o stanowisku. Z Twojej strony będzie również możliwość zadania dodatkowych pytań dotyczących pracy i warunków zatrudnienia.

Kandydaci uczestniczący w rozmowie telefonicznej, których nie zaprosimy do kolejnego etapu, otrzymają informację o zakończeniu ich udziału w rekrutacji.

 

3. 3. Rozmowa rekrutacyjna w biurze

Spotkania z wybranymi kandydatami odbędą się w dniach 19–21 sierpnia 2026 roku w biurze Zakładu Usług Pogrzebowych Pawlak przy ul. ks. Zdzisława Sobierajskiego 4/24 w Ostrzeszowie.

Dokładny termin spotkania zostanie ustalony indywidualnie podczas rozmowy telefonicznej. Rozmowa w biurze potrwa około 45–60 minut.

Podczas spotkania porozmawiamy o Twoim doświadczeniu, sposobie organizacji pracy oraz podejściu do kontaktu z rodzinami. Możemy również przedstawić krótkie sytuacje praktyczne, które nie wymagają znajomości branży pogrzebowej, ale pozwolą nam lepiej poznać Twój sposób komunikacji, reagowania w trudnych sytuacjach i podejmowania decyzji.

Każda osoba uczestnicząca w rozmowie w biurze otrzyma informację o wyniku rekrutacji, niezależnie od podjętej przez nas decyzji.

 

4. 4. Zakończenie rekrutacji

Ostateczną informację o wyniku procesu rekrutacyjnego przekażemy kandydatom uczestniczącym w rozmowach w biurze najpóźniej do 28 sierpnia 2026 roku.

Planowany termin rozpoczęcia pracy to wrzesień 2026 roku. Dokładna data zostanie ustalona indywidualnie z wybranym kandydatem.

Klauzula informacyjna RODO dla kandydatów do pracy

Zakład Pogrzebowy Pawlak Sławomir

 

1. Administrator danych

Administratorem Państwa danych osobowych jest Zakład Pogrzebowy Pawlak Sławomir, prowadzony przez Sławomir Pawlak, z adresem: Olszyna 83, 63-500 Ostrzeszów, NIP: 5140259930.

W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych można kontaktować się z administratorem pod adresem e-mail: s.pawlak@pogrzebypawlak.pl, telefonicznie: 605 065 194 lub listownie na adres administratora.

 

2. Cele i podstawy prawne przetwarzania

Dane osobowe będą przetwarzane w następujących celach:

 

• • przeprowadzenie bieżącego procesu rekrutacyjnego, w tym przyjęcie zgłoszenia, kontakt z kandydatem, ocena kwalifikacji, przeprowadzenie rozmów i zadań sytuacyjnych oraz podjęcie decyzji o zatrudnieniu;

 

• • wykonanie obowiązków prawnych ciążących na pracodawcy oraz podjęcie działań na żądanie kandydata przed zawarciem umowy o pracę – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c i lit. b RODO w związku z art. 22(1) Kodeksu pracy;

 

• • przetwarzanie dodatkowych danych dobrowolnie przekazanych przez kandydata, niewymaganych przepisami prawa – na podstawie zgody, tj. art. 6 ust. 1 lit. a RODO w związku z art. 22(1a) Kodeksu pracy;

 

• • sporządzanie notatek i arkuszy oceny w celu zapewnienia uporządkowanego, porównywalnego i obiektywnego przebiegu rekrutacji – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO; prawnie uzasadnionym interesem administratora jest właściwa organizacja procesu rekrutacyjnego i wybór osoby odpowiadającej wymaganiom stanowiska;

 

• • udział w przyszłych rekrutacjach prowadzonych przez administratora – wyłącznie po udzieleniu odrębnej, dobrowolnej zgody, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO;

 

• • kontakt z osobą wskazaną przez kandydata w celu potwierdzenia referencji – wyłącznie po udzieleniu odrębnej i konkretnej zgody, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

Prosimy nie zamieszczać w CV danych szczególnych kategorii, takich jak informacje o zdrowiu, niepełnosprawności, poglądach politycznych, przekonaniach religijnych, przynależności związkowej, pochodzeniu rasowym lub etnicznym czy życiu seksualnym. Jeżeli kandydat przekaże takie dane z własnej inicjatywy, ich przetwarzanie wymaga spełnienia dodatkowych warunków prawnych; dane zbędne dla rekrutacji mogą zostać usunięte lub zanonimizowane.

 

3. Zakres danych

W bieżącej rekrutacji administrator zamierza przetwarzać przede wszystkim: imię i nazwisko, dane kontaktowe wskazane przez kandydata, informacje o wykształceniu, kwalifikacjach zawodowych i przebiegu zatrudnienia, a także informacje przekazane podczas rozmów, wyniki zadań sytuacyjnych, notatki i ocenę według arkusza punktowego.

Na etapie wyboru konkretnego kandydata administrator może poprosić o udokumentowanie danych w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia oraz o dane wymagane do zawarcia umowy o pracę. Zakres ten będzie każdorazowo ograniczony do danych niezbędnych i dopuszczalnych prawem.

 

4. Odbiorcy danych

Dostęp do danych będą miały wyłącznie osoby upoważnione przez administratora: właściciel firmy oraz upoważniony pracownik biura uczestniczący w rekrutacji.

Dane mogą zostać udostępnione podmiotom publicznym, jeżeli obowiązek taki będzie wynikał z przepisów prawa.

 

5. Okres przechowywania danych

 

• • dane przetwarzane na potrzeby bieżącej rekrutacji będą przechowywane do jej zakończenia, a następnie usunięte lub zniszczone zgodnie z wewnętrzną procedurą administratora;

 

• • dane wybranego kandydata, niezbędne do zatrudnienia, zostaną włączone do dokumentacji pracowniczej i będą dalej przetwarzane na zasadach dotyczących pracowników;

 

• • w przypadku odrębnej zgody na przyszłe rekrutacje dane, w tym CV, notatki, wyniki zadań i arkusz oceny, będą przechowywane do cofnięcia zgody, ustania celu albo maksymalnie przez 12 miesięcy od dnia udzielenia zgody – w zależności od tego, co nastąpi wcześniej;

 

• • dane związane z kontaktem referencyjnym będą przechowywane nie dłużej niż dane dotyczące procesu rekrutacji, w którym zostały pozyskane.

 

6. Prawa kandydata

W granicach przewidzianych przepisami przysługuje Państwu prawo do:

 

• • dostępu do danych i otrzymania ich kopii;

 

• • sprostowania danych;

 

• • usunięcia danych;

 

• • ograniczenia przetwarzania;

 

• • przenoszenia danych – w zakresie, w jakim prawo to ma zastosowanie;

 

• • wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO;

 

• • wycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem;

 

• • wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Żądania dotyczące danych można kierować na adres: s.pawlak@pogrzebypawlak.pl.

 

7. Dobrowolność podania danych

Podanie danych niezbędnych do udziału w rekrutacji jest warunkiem rozpatrzenia zgłoszenia. Podanie danych dodatkowych, zgoda na przyszłe rekrutacje oraz zgoda na kontakt referencyjny są dobrowolne. Brak zgody lub jej wycofanie nie może powodować niekorzystnego traktowania kandydata w bieżącej rekrutacji.

 

8. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Decyzje w procesie rekrutacji będą podejmowane przez człowieka. Dane nie będą wykorzystywane do podejmowania decyzji wyłącznie w sposób zautomatyzowany ani do profilowania w rozumieniu art. 22 RODO.

 

9. Źródło danych

Dane pochodzą bezpośrednio od kandydata oraz z informacji wytworzonych podczas rekrutacji, takich jak notatki, wyniki zadań i arkusz oceny. Jeżeli kandydat udzieli odrębnej zgody na kontakt referencyjny, dane mogą pochodzić również od wskazanej przez niego osoby udzielającej referencji.